Términos y condiciones

POLÍTICA DE TRATAMIENTO DE INFORMACIÓN MERGE SAS.

Merge SAS, comprometida con el respeto de los derechos y el cumplimiento de las obligaciones legales -en especial en lo relativo a las estipulaciones fijadas en los artículos 15 y 20 de la Constitución Política de Colombia, Ley Estatutaria 1581 de 2012 y el Decreto Reglamentario 1377 de 2013-, a continuación presenta el documento de la Política para el tratamiento de Datos Personales fijadas por la sociedad, con el fin que sea conocida por los titulares de los datos recolectados o de los que se recolectarán en el futuro.

Esta política, al igual que los otros componentes del Sistema de Protección y Tratamiento de Datos Personales implementados por Merge SAS, se inspiran en los principios de confidencialidad, legalidad, finalidad, libertad, seguridad, acceso y circulación restringida, transparencia y veracidad o calidad de la información y en el respeto de los derechos de los titulares.

DEFINICIONES:

Para dar aplicación a lo dispuesto en la presente Política, se entiende por:

Aliado Comercial u operativo: Persona jurídica o natural con la que Merge SAS establezca relaciones comerciales u operativas para desarrollar su objeto social.

Autorización: Consentimiento previo, expreso e informado del Titular para llevar a cabo el Tratamiento de Datos Personales.

Aviso de privacidad: Comunicación verbal, escrita o remitida por el Responsable a los titulares de los datos, a través de cualquier medio, mediante la cual se da a conocer la existencia y la forma de acceder a la política de Tratamiento de la información y la finalidad de su recolección y uso.

Base de Datos: Conjunto organizado de datos personales que sean objeto de Tratamiento.

Consulta: Petición elevada por los Titulares de los Datos Personales, sus representantes o sus causahabientes, ante Merge SAS -en tanto que Responsable del Tratamiento de Datos-, con el fin de conocer la información personal que sobre ellos reposan en las Bases de Datos de Merge SAS.

Dato Personal: Cualquier información vinculada -o que pueda vincularse- a personas naturales determinadas o determinables.

Dato Privado: Es el dato que por su naturaleza íntima o reservada sólo es relevante para el Titular

Dato sensible: Aquellos datos que afectan la intimidad del Titular o cuyo uso indebido puede generar su discriminación, tales como aquellos que revelen el origen racial o étnico, la orientación política, las convicciones religiosas o filosóficas, la pertenencia a sindicatos, organizaciones sociales, de derechos humanos o que promueva intereses de cualquier partido político o que garanticen los derechos y garantías de partidos políticos de oposición, así como los datos relativos a la salud, a la vida sexual, y los datos biométricos. Por regla general, Merge SAS no recaudará ni tratará Datos Sensibles.

Encargado del Tratamiento: Persona natural o jurídica, pública o privada, que realiza el tratamiento de Datos Personales, por cuenta del Responsable del Tratamiento, del cual recibe las instrucciones pertinentes. En el caso de la presente política los encargados, serán aquellos designados por Merge SAS.

Reclamo: Petición elevada por el Titular de los Datos Personales, sus representantes o causahabientes ante Merge SAS -en tanto que Responsable del Tratamiento de Datos-, cuando considere que existe un presunto incumplimiento de esta política o de la normatividad vigente sobre la protección de Datos Personales.

Responsable del Tratamiento: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, decida sobre las bases de datos y/o el Tratamiento de los datos. Para los efectos de esta política, Merge SAS es el Responsable.

Solicitud: Petición elevada por el Titular de los Datos Personales, sus representantes o causahabientes ante Merge SAS -en tanto que Responsable del Tratamiento de Datos-, con la finalidad de que se corrijan, actualicen o supriman los datos personales que sobre ellos reposan en las Bases de Datos de Merge SAS, o con objetivos similares.

Titular: Persona natural cuyos Datos Personales son objeto de Tratamiento.

Transferencia: Se trata de la operación mediante la cual el Responsable y/o el Encargado del Tratamiento de Datos Personales, ubicado en Colombia, envía los datos a un receptos, que a su vez es Responsable del Tratamiento, pudiendo encontrarse este segundo dentro o fuera del país.

Transmisión: Tratamiento de Datos Personales que implica la comunicación de los mismos dentro o fuera del territorio de la República de Colombia cuando tenga por objeto la realización de un Tratamiento por el Encargado por cuenta del Responsable.

Tratamiento de Datos Personales: Cualquier operación ejercida sobre los Datos Personales, tales como la recolección, almacenamiento, uso, circulación o supresión.

OBJETIVO:

Mediante la presente política se establecerán los criterios para la recolección, almacenamiento, uso, circulación y supresión de los datos personales tratados por Merge SAS (quien en adelante podrá denominarse también e indistintamente como “la Sociedad”), así como se darán a conocer los canales previstos para tales efectos.

ALCANCE:

Esta política es aplicable a toda la información personal registrada en las bases de datos presentes y futuras de Merge SAS, quien, mediante el presente documento se establece para todos los efectos como el responsable del tratamiento de los datos personales. En este sentido, lo dispuesto en el presente documento será de obligatorio cumplimiento para los representantes, directivas, empleados y contratistas de la sociedad.

RESPONSABLE DEL TRATAMIENTO:

Para todos los efectos, y conforme a lo establecido por la legislación colombiana, se establece que el responsable del tratamiento de datos es Merge SAS, sociedad legalmente constituida, identificada con el NIT 901362177-6, con domicilio principal en la Carrera 24 #37-10 (Oficina 801) de la ciudad de Bogotá (Col), con teléfono (+57) (1) 3005550 y con página www.merge.com.co.

DERECHOS DE LOS TITULARES:

Los titulares de los datos personales tienen los siguientes derechos:

El titular podrá acceder de forma gratuita –en cualquier momento- a los datos proporcionados a la sociedad que hayan sido objeto de tratamiento.
El titular podrá conocer, actualizar y rectificar su información frente a datos parciales, inexactos, incompletos, fraccionados, que induzcan a error, o aquellos cuyo tratamiento esté prohibido o no haya sido autorizado.
El titular podrá solicitar a la sociedad prueba de la autorización otorgada –mediante los canales establecidos para tal fin.
El titular podrá presentar ante la Superintendencia de Industria y Comercio (SIC) quejas cuando considere que la sociedad no ha cumplido con lo dispuesto en la normatividad vigente para la protección de datos, siempre que haya agotado el procedimiento de reclamación ante la sociedad, de conformidad con lo dispuesto en la ley.
El titular podrá revocar en cualquier momento la autorización para el uso de sus datos, y/o solicitar la supresión de los mismos, mediante los canales establecidos por la sociedad para tal efecto y siempre que no exista un deber legal o contractual que impida eliminarlos.

TRATAMIENTO Y FINALIDAD:

El tratamiento que realice la Sociedad con los Datos Personales que recopile en sus Bases de Datos se ceñirá a lo establecido al respecto en la normatividad legal vigente, y a los parámetros fijados por la Sociedad en la presente Política. Dicho Tratamiento se podrá realizar a través de medios electrónicos, físicos, automatizados y/o utilizando cualquier medio digital, que podrá variar dependiendo de la forma de recolección de la información.

Los datos personales recolectados únicamente serán utilizados con las finalidades establecidas en los respectivos avisos de privacidad o autorizaciones de tratamiento de datos que se pongan a disposición de los Titulares con el fin de que autoricen el Tratamiento de los mismos.

No obstante lo anterior, las bases de datos también podrán ser utilizadas para las siguientes finalidades:

Actividades relacionadas con el desarrollo del objeto social de la compañía: ejecución de contratos, adelantar negociaciones o celebrar alianzas comerciales con los titulares de los datos sean estos clientes, contratistas, proveedores, aliados, empleados y/o terceros.
Cumplir cabalmente con obligaciones contraídas por la sociedad con el titular de los datos.
Mejorar la comunicación con los titulares de los datos, por lo cual la sociedad puede solicitar que se actualicen o rectifiquen los datos, puede informar de cambios en sus políticas, servicios o canales de comunicación.
Gestionar trámites de peticiones, quejas o reclamos (PQR) y realizar evaluaciones de calidad –y similares- sobre los servicios y productos ofrecidos por la sociedad, sus filiales y aliados comerciales.
Realizar los tramites contractuales, tributarios, contables, fiscales y de facturación a los que haya lugar conforme a la naturaleza de la relación entre la sociedad y el titular de la información.
Verificar la información suministrada por el titular con cualquier otra de carácter público o que haya sido obtenida conforme a la ley.
Promover y ofrecer los servicios y productos de la sociedad, de sus filiares –si llegaré a tenerlas- y/o de sus aliados comerciales. En este mismo sentido, también podrá enviar invitaciones a eventos promocionales, técnicos o similares, información publicitaria y de marketing, programas de fidelización, descuentos y similares.
Diseñar e implementar estrategias de marketing propias de la sociedad.
Enviar los Datos Personales a empresas vinculadas, filiales, subsidiarias y aliados comerciales, en virtud de un contrato, de mandato legal, o para implementar mejores procesos de almacenamiento y tratamiento, siempre que estos se obliguen a cumplir con los parámetros de seguridad y confidencialidad iguales o superiores a los fijados tanto en esta política como en la legislación colombiana, y siempre se sean utilizados para los mismos fines aquí previstos.
Está política solamente podrá ser inaplicada por mandato de la ley o orden judicial, cuando las autoridades así lo requieran por motivos como: seguridad o defensa nacional, lucha del terrorismo, control de lavados de activos, similares.

TRATAMIENTO DE DATOS SENSIBLES:

La Sociedad no recolecta ni trata datos sensibles.

PROCEDIMIENTO PARA EL EJERCICIO DE LOS DERECHOS DE LOS TITULARES

El área de Administrativa, a través de la persona denominada como Oficial de protección de datos, es la dependencia encargada de dar trámite y respuesta a las peticiones, consultas y reclamos que los titulares de datos puedan formular con el fin de conocer, actualizar, rectificar o suprimir los datos que la sociedad ha almacenado sobre ellos y/o en general para ejercer los derechos otorgados tanto en este documento como en la normatividad sobre datos personales. Tanto las directivas como los empleados, contratistas y aliados comerciales de la sociedad se han comprometido a cumplir, en todas sus actuaciones, con el sistema de protección de datos personales, del que esta política hace parte. Igualmente, y conforme a la ley, tanto los representantes como los causahabientes de los titulares están legitimados para formular, en nombre de los primeros, las solicitudes, consultas o reclamos de los que trata el presente acápite.

Los titulares de los datos podrán formular las solicitudes, consultas y reclamos relativos a la protección de datos mediante comunicación por alguno de los siguientes canales que para tal efecto la sociedad ha dispuesto:

Correo electrónico: merge@merge.com.co
Al teléfono: +57 (1) 3005550 de la ciudad de Bogotá (Col)
Utilizando el link de contacto dispuesto en la página principal de la sociedad: www.merge.com.co

No obstante lo anterior, cualquier comunicación dirigida a la sociedad por parte de un titular de datos, y siempre que verse sobre el ejercicio de los derechos que como tal le asisten, será remitida al Oficial de Protección de Datos para darle trámite y respuesta, en los términos que a continuación se presentan:

Cuando la petición principal sea una consulta o una solicitud (en los términos definidos en el glosario del presente documento), la sociedad cuenta con un término para dar respuesta de 10 (diez) días hábiles, prorrogables por otros 5 (cinco) días hábiles más, siempre que se notifique de dicha prórroga a quien formuló la petición inicial.
Cuando la petición principal sea un reclamo (en los términos definidos en el glosario del presente documento), este deberá registrarse en la base de datos correspondiente bajo la leyenda “reclamación pendiente”, durante todo el tiempo que dure este trámite. El termino para dar respuesta al reclamo es de 15 (quince) días hábiles, contados a partir del día siguiente del recibo de la petición inicial, los cuales pueden ser prorrogados por un máximo de 8 (ocho) días más siempre que se informe al peticionario la razón de la extensión del plazo y la fecha en la que se recibirá respuesta –dentro del término anterior-. Cuando deba solicitarse información adicional o ampliación de la consignada en el reclamo inicial, la sociedad se comunicará con el peticionario dentro de los 5 (cinco) días siguientes a al recibo de la petición inicial, para que amplié o aclare la información, para lo cual el peticionario contará con un plazo 2 (dos) meses, tras los cuales, si no se ha subsanado la petición, se tomará como un desistimiento de su parte.

Una vez cumplidos los términos anteriores y conforme a lo señalado por la Ley 1581 de 2012 y las demás normas que la reglamenten o complementen, el Titular al que se deniegue, total o parcialmente, el ejercicio de los derechos de acceso, actualización, rectificación, supresión y revocación, podrá poner su caso en conocimiento de la Superintendencia de Industria y Comercio –Delegatura para la Protección de Datos Personales.

INFORMACIÓN REQUERIDA PARA RADICAR UNA PETICIÓN ACERCA DE DATOS PERSONALES

Conforme a la normatividad vigente sobre la protección de datos personales, y con la finalidad de que las solicitudes, consultas y reclamos puedan tramitarse y responderse de manera satisfactoria, en lo posible, los titulares de datos, sus representantes o causahabientes deberán radicar las peticiones acerca de la datos personales suministrando la siguiente información:

Nombre completo y apellidos
Datos de contacto (Dirección física y/o electrónica y teléfonos de contacto),
Medios para recibir respuesta a su solicitud,
Motivo(s)/hecho(s) que dan lugar al reclamo con una breve descripción del derecho que desea ejercer (conocer, actualizar, rectificar, solicitar prueba de la autorización otorgada, revocarla, suprimir, acceder a la información)
Firma (si aplica) y número de identificación.

VIGENCIA:

La presente Política para el Tratamiento de Datos Personales rige a partir del 02 (dos) de Abril de 2020 y tendrá una duración igual a la de la Sociedad.

La Sociedad conservará, cumpliendo con todas las medidas de seguridad y s datos personales proporcionados se conservaran mientras no se solicite su supresión por el interesado y siempre que no exista un deber legal de conservarlos.